個人情報保護方針

個人情報保護方針について

株式会社ポータス( 以下、「当社」という。) は、ラテン語で「港」を意味し、総合的な情報処理サービス業の基地として道東における中心的な情報の受発信を担うべく命名しております。当社は、情報通信機器の販売・保守、システムソリューションのコンサルティング・設計・開発、更にはデータセンターでのアウトソーシングサービスという総合的な事業特性を踏まえ、お客様および全従業員の個人情報（特定個人情報を含む。以下同じ）を正確かつ安全に取り扱い保護することを社会的責務であると考えます。
当社は以下のとおり個人情報保護方針を定め、個人情報保護の仕組みを構築し、全従業員に個人情報保護の重要性の認識と取組みを徹底させることにより、個人情報の保護を推進することを宣言致します。

第1条　個人情報の取得と利用

当社は利用目的を明確にした上で取得し、目的の範囲内に限り、個人情報を利用します。利用目的は個人情報管理台帳上に明示し、個人情報を取扱う各部門の部門個人情報管理責任者の責任において、利用目的を逸脱した利用が行われないための確認手順を設け、実施します。
また、利用目的の範囲を超えて個人情報の利用を行わないよう、社内の管理体制の整備及び安全管理措置を講じます。

第2条　個人情報の管理と保護

個人情報の管理は、厳重に行うこととし、本人に承諾いただいた場合を除き、第三者に対しデータを開示・提供することはいたしません。また個人情報の漏えい、滅失又はき損を防ぐため、安全管理措置を規定し実施します。また問題発生の予防のための手順を設け実施するとともに、万が一の問題発生に対しては速やかに再発防止のための是正を行います。

第3条　法令・規範の遵守

当社は、当社が保有する個人情報の取扱いに関して適用される法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守いたします。

第4条　問合せ・苦情への対応

当社は、保有する個人情報に対するお問合せや苦情に対して、受付、対応の体制と手順を整備し、迅速に対応いたします。

第5条　個人情報保護管理体制および仕組みの継続的改善

当社は、個人情報保護に関する管理の体制と仕組みについて継続的改善を実施いたします。

制定日　2010年4月1日
改定日　2016年1月1日
株式会社ポータス
代表取締役会長　栗林 延次
代表取締役社長　栗林 周次
〒084-0905 北海道釧路市鳥取南5丁目12番5号
Tel:0154-61-5111
（個人情報に関する苦情・問合せ窓口 経営管理部）

個人情報の利用目的

当社が取得する以下の類型の個人情報（特定個人情報を含む。）の利用目的として、次のとおり公表します。

なお、個別に利用目的をご通知または公表する場合には、その利用目的によるものとします。

個人情報の第三者提供ついて

お客様、お取引様及びイベントに参加されたお客様の個人情報は、当該目的の達成のために当社の関係会社、販売店、お取引先などに提供することがあります。第三者へ提供を行う場合には事前にその旨をお知らせし、同意を頂くとともに、関連法規、当社規程に則った手続き並びに提供先との間で必要な秘密保持契約等を締結し必要な措置を講じます。

個人情報の共同利用について

従業員の情報を以下の範囲で共同利用いたします。

「個人情報の利用目的の通知、開示等」に応じる
手続き等に関する事項

1.開示等の求めの申し出先

開示等の求めは、お客さまの情報をご登録頂いたそれぞれの担当窓口にお申し出ください。
窓口が不明な場合は、下記総合窓口宛、当社所定の申請書に必要書類を添付の上、郵送にてお送り頂きますようお願い申し上げます。
開示等の求めに関しては、郵送以外のお申し出はお受け致しかねますのでその旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。

2.開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）の求めの方式(提出すべき書面の様式、本人または代理人であることの確認方法等)

開示等の求めを行う場合は、次の申請書①をダウンロード(PDFファイル)し、所定の事項を全てご記入の上、本人確認のための書類②を同封してそれぞれの担当窓口にご郵送ください。

開示等の求めは、本人による場合のほか、代理人による場合も受けさせて頂きます。代理人による場合、下記必要書類①,②に加えて代理人を証明する書類③を同封の上、担当窓口にご郵送ください。

ご提出頂きました書類に不備がある場合は、ご返送させて頂く場合もありますので同封書類をよくご確認の上ご郵送ください。

① 当社所定の申請書

② 本人確認のための書類

a.開示等の求めをする方が個人様の場合(下記項目のそれぞれ1通が必要)

• 開示等の申請書に記載されている開示等を求める方の氏名及び住所と同一の氏名および住所が記載されている運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証、外国人登録証明書、住民基本台帳カード のコピーのいずれか1通　※本籍地の情報は塗りつぶしてお送りください。
• 上記書面に加えて、住民票の写し(コピーは不可) または外国人登録原票の写し(コピーは不可) いずれか1通

例）運転免許証のコピー、および住民票の写し、住民基本台帳カードのコピー、および住民票の写し

b.開示等の求めをする方が企業、その他の団体内個人様の場合

• 勤務証明書、在籍証明書 のいずれか 1通

③ 代理人確認のための書類

a.親権者もしくは成年後見人からの申し出の場合

• 戸籍謄本、戸籍抄本、家庭裁判所の証明書、登記事項証明書等その資格を証明する書類 いずれか 1通
  • 開示等の求めをする日前30日以内に作成されたものに限ります。
  • 本籍地の情報は塗りつぶしてお送りください。
• 親権者もしくは成年後見人自身の本人確認書類(前記②項a)

b.本人が委任した代理人の場合

• 委任状(本人の署名捺印) 1通
• 委任状に押された本人の印鑑同一の印影の印鑑証明書 1通
• 代理人を確認するための書類(前記②項a)

  提出書類に不備もしくは不明点がある場合は、その旨ご連絡申し上げますが、ご連絡後10日以内にご提示頂けない場合は、開示等の求めがなかったものとして送付頂いた書面をご返送させて頂きます。

3.「開示の求め」もしくは、「利用目的の通知の求め」に対する送料の負担ならびにその徴収方法

「開示の求め」もしくは、「利用目的の通知の求め」を行う場合は、以下金額の返信用郵便切手を同封ください。
回答に当たっては、書留郵便にて実施させて頂きます。

1回の申請毎に500円

500円分の郵便切手を申請書類に同封してください。

返信用切手が不足していた場合、および返信用切手が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、ご連絡後10日以内にお支払いいただけない場合は開示等の求めがなかったものとして送付頂いた書面をご返送させて頂きます。

開示等の求めの内容によっては、手数料を頂く場合がございます。その場合は事前に見積書を出させて頂きます。

4.開示等の求めに対するその他の注意事項

• 個人情報保護法上対応を要しない場合、所定の書類に不備があった場合等には、開示等の求めに対応できないこともあります。
• 開示等の求めにともない取得した個人情報は、開示等の求めの対応に必要な範囲でのみ取り扱うものとします。開示等の求めに際しご提出頂いた書面は返却致しかねます。
• 申請書の記載住所(日本国内)のご請求者(代理人宛の場合は代理人)本人宛に書面によってご回答させて頂きます。
• お問い合わせの内容によっては回答にお時間を頂く場合もございます。
• 開示対象個人情報の消去の求めの場合において、当該開示対象個人情報を消去させて頂いたときでも、開示対象個人情報の消去の求めの申請書、本人確認の書面、回答書の写しは保管させて頂きます。
• 開示対象個人情報の利用停止もしくは消去、または第三者への提供停止の求めの結果、当該の開示対象個人情報に対するサービス等はご利用いただけなくなることをあらかじめご承知おきください。

個人情報に関するお問い合わせ窓口

個人情報の取り扱い(苦情及び相談含む)に関する問合せは下記の窓口までお願いいたします。

個人情報取り扱い窓口

個人情報管理責任者

当社が対象事業者となっている「認定個人情報保護団体」の名称および苦情解決の申し出先